Архивски записи за управување со организација: GOST, упатства, документи, правила. Упатство за управување со архивски записи

Архивски менаџмент правила записи содржат клучните услови за работа со документи и материјали кои не се вклучени во тековните активности на компанијата. Тие се формулирани во согласност со сегашната регулаторна рамка, регулаторната обработка на обемот, собирање и складирање на информации. Клучни термини кои се користат во рамките на Стандард сетовите за архивски менаџмент рекорди. Кога ги изготвување предвид достигнувања во употребата на технологијата и напредна информатичка технологија. Размислете за понатамошно основа на управување со архивски записи.

инциденца

Упатство за управување со архивски записи се однесуваат на владини агенции. Тие исто така се бара за бизниси ангажирани во одредени видови на работа. Особено, ќе се применуваат прописите од дел од описот, регистрација, чување и употреба на документи на архивски фонд на Руската Федерација, во однос на државниот имот.

Административна поделба на претпријатија, кои работат со филм, фонографски, видео, фотографии, мапи, наука и технологија, информации телеметрија, регулирани со одредбите утврдени во планирање и известување.

Должност и право да формираат организации во архивите за привремено чување на документи на RF AF обезбедува основа на секторското законодавство (од 1993), позицијата (од 1994 и 1998 година). Регулаторната рамка формираат правни акти од регионално значење. Се смета за правила не се однесуваат на документи, работата што е регулирано од страна на Федералниот закон № 5485-1 и претседателски декрет № 1203 од 1995/11/30, со

завршување

Тоа е систематски надополнување на документарниот филм база на единиците на претпријатието. Веројатно вклучува одредување на:

1. Извори.
2. Состав на материјали да бидат примени.

Како дел од оваа активност се врши директен пренос на документи во архивата. Како извори се:

1. претпријатие единици.
2. Физички лица.
3. Подредена структура.

Составот на материјали

за архивски записи настава за управување утврдува дека купувањето се врши привремено (над 10 години) случаи и трајно складирање. Исто така, ги сумира информациите за персоналот. Случаи каде што рокот на траење на помалку од 10 години, како по правило, архивите не се пренесува. Тие се содржани во релевантните делови на претпријатието. На крајот на рокот на траење на такви работи треба да бидат уништени. Детали за индивидуален карактер се пренесуваат по барање на сопственикот. Потоа, тие се испраќаат до Државниот архив за постојана содржина. Трансферот ќе биде, исто така, материјали претпријатија претходник и ликвидирани подредени структури.

Архивски евиденција за управување и номенклатура

Овластени вработени кои извршуваат работи со претпријатието информативни материјали, направи систематска листа на случаи. Тој повика на номенклатура. Во нејзиното формирање покажува рокот на траење на материјали. за архивски евиденција за управување упатство се пропишува овластен поделба да се следи и да се олесни обезбедувањето на услуги во изготвување на номенклатурата. Систематски список служи како основа за формирање на залихите на информативни материјали на постојани и привремени (до 10 години) за багаж. Номенклатура е исто така голем сметководствен документ. Тоа се користи за регистрација на случаи на привремено чување, вклучувајќи рок од помалку од 10 години. шема на утврдените систематизација номенклатура може да се користи при развојот на картичка датотека дела извршени.

класификација

Одржување на архивски записи управување се врши на три типа на номенклатура:

1. Типични.
2. Примерен.
3. Физички лица (за одредена компанија).

На првиот одредува составот на материјалите што се создава во слични институции. Стандардна номенклатура се смета за регулаторна документ. Приближно систематизација одредува приближниот состав на информативни материјали за претпријатија кои се опфатени со своето дејствување, што укажува на индекс. Таа има recommendatory карактер. Овие типови на систематизација се користат во формирањето на поединецот опсег и префрлен во него без промени.

подготовка Карактеристики

Документите за архивски претпријатие за управување со податоци систематизирани во пропишаната форма во согласност со номенклатурата на структурни единици. Вториот треба да бидат договорени и потпишани од лидерите.

Номенклатурата на претпријатието е направен во општа форма. Тоа е парафиран од страна на шефот на архивата или на лице, потпишан од страна на шефот на обезбедувањето на услугите или овластен работник. Номенклатура мора да бидат одобрени од страна на стручната комисија, а потоа се одобрени од страна на директорот на компанијата. По извршување на овие постапки шефовите на структурните оддели на претпријатието обезбедени екстракт од соодветните делови.

Номенклатурата за следната година е формирана во последниот квартал од тековниот период. Усогласувањето се врши најмалку 1 пат во 5 години. Ако го промените на структурата и функциите на претпријатието, нова номенклатура.

Постапката за составување работи

Формирање нарекува групирање акти се врши во согласност со номенклатурата. Архивски организација евиденција за управување вклучува систематизација на информации во согласност со името на папката. Не е дозволено групирање на дупликат копии и нацрти. Исклучоците се со висока вредност возила. Не смее да се става во папка на хартија да се врати.

Одржување на архивски евиденција се врши на централизирано обезбедување информации за ракување со материјали на услуги, и на децентрализирано - и структурни единици, а над поделба. Групирање се врши под директен надзор на лицата кои се одговорни за безбедноста на медиуми за чување. Доколку е потребно, може да бидат вклучени вработените на Државниот архив.

клучните барања

управување со архивски записи се врши во согласност со барањата на прописите. Во оформувањето на папки со информации превозници треба да ги исполнуваат следниве услови:

1. Материјали за привремено и трајно складирање се групирани посебно.
2. На папка е вклучено во еден примерок секој од хартија.
3. Папката треба да бидат присутни материјали за една календарска година. На овој правилник, сепак, постојат исклучоци. Тие вклучуваат:

• лични датотеки, кои се формираат во текот на целото времетраење на релевантните вработените;
• материјали и конструкции на избраните постојани комисии со нив, заменик-групи, строг во периодот на свикување;
• Хартија образовни институции, извршена и групирани во една учебна година;
• театарски материјали, карактеризирање на активностите на сезоната;
• историја, и така натаму.

На папка мора да биде помал од 250 листови во дебелина од не повеќе од 4 см.

Групирање на управни акти

Архивски евиденција за управување бара систематизација на различни видови на информации превозници. Овие вклучувајќи атрибут и управни акти. Тие се групирани во зависност од видот и хронологија на апликации:

1. Одредбите на статутот одобрени од страна на регулаторните акти, делува како анекси. Тие се групирани заедно. Доколку одредбите, прописи, закони биле одобрени како одделни дела, систематизира нив во индивидуални случаи.
2. Нарачки и одлуки на повисоките структури за нивно спроведување се групирани по области на претпријатието.
3. Налози поврзани со персоналот, систематизиран според периодот на чување. Со голем волумен на информативни материјали целисходно дела на различни страни на компанијата, група одделно.
4. Нарачки во клучните области на активност се систематизирани одделно од акти на персоналот. На пример, со цел на управување со архивски записи е вклучен во истата папка, а назначувањето на шефот на одделот одговорен - на друг.
5. Одобрени лимити, извештаи, проценки, детални списоци, планови и сл. групирани посебно од нив проекти.
6. Локација на документи со лични датотеки се врши по редослед како што се добиени.
7. Лицето сметки плата вработените систематизирани во посебни папки. Тие се подредени по азбучен ред.
8. Поплаки, предлози, жалби на граѓаните во врска со активностите на компанијата, евиденција за нивното разгледување и имплементација се групирани посебно од претставките на лица за лични работи.
9. Систематика на писмата обично се врши во една календарска период во хронолошки редослед. Во овој случај, одговорите се става по прашања. Во случај на продолжување на писмата на одредена тема, која започна во претходната година, документите кои се вклучени во папката на тековниот период. Во овој случај покажува индексот на претходната година.

Изработка на информации превозници прифатени за чување

Архивски евиденција за управување обезбедува голем број на барања за структурни единици, кои работат со хартиените документи. Изработка на превозници може да биде делумно или целосно. Тоа зависи од времето за чување. Комплетна регистрација се врши во однос на привремени документи (над 10 години), постојана содржина, како и акти за вработените. Тоа вклучува:

1. Тврд повез / врзивно средство папка.
2. Нумерирањето на листовите.
3. Изготвување на страница-сведок.
4. Формирање на внатрешен инвентар ако е потребно.
5. Прави корекција на деталите на насловната страница на состојба. Тие може да го допре име на претпријатието, регистарскиот број на папки, екстремни датуми, и така натаму.

Материјали за привремено складирање, вклучувајќи рок од помалку од 10 години, извлечени, во дел. Значи, не е дозволено да се изврши систематизација на хартии од вредност во папка, а не и нумерирани листи, не се на етикетата за осигурување.

нијанси

Архивски евиденција за управување - на активност во која специјалисти обезбедуваме не само информации превозници безбедност, туку и можност да работат со нив ако се појави потреба. За таа цел, на дела кои претставуваат папката, поднесена од страна на четири пункција во капакот на картон. Тие, исто така, им е дозволено да се поврзе со оглед на можноста за читање текстови, резолуции, датуми на визи во сите документи.

Во рамките на подготовките за групирање на сите метални елементи се отстранети. Материјали наменети за трајно складирање и се состои од особено важна или неформатиран дела се содржани во папки затворен три вентил со жици или во специјални кутии.

Кога е присутна во неподигнати документи од личен карактер (работа книги, картички, воени карти, итн.) Тие се ставаат во посебен плик и го поднесува до остатокот на материјалите. На крајот на папката мора да бидат присутни празен лист-сведок. На почетокот на папката шијат форма за внатрешен инвентар. Да се осигура безбедноста и редот на уредување на секој лист хартија нумерирани со арапски бројки. Ова правило не се применува на страницата, и сведок форми за попис. Број се стави со молив во горниот десен агол.

Лист-сведок

Таа е направена според редоследот. Таа содржи зборовите и бројките:

1. Број на листови со броеви.
2. Бројот на страниците на внатрешниот инвентар.

Листот е Сведок, исто така, предвидува брои специфичност. Конкретно, за да се утврди дали има со букви индекси, исчезнати број, број на страница со залепени фотографии, големи страници формат, и така натаму. Покрај тоа, на листот укажуваат на присуство на печатење на брошури во папката, ако тие не се означени во главниот броеви. Лист-сведок соодветна супервизија компајлерот. Последователните промени во статусот и составот на папки треба да бидат означени во него со повикување на соодветните акти. Не е дозволено да лист-сведок на насловната страница на папката или нето приход на последната страница од документот во него.

внатрешен инвентар

Таа е формирана за информации за складирање и материјално книговодство време (над 10 години) и континуирано содржина. Внатрешна попис како состави за бизнисите создадена од сорти на документи, наслови на кои не беа обелоденети на содржината. Формата треба да ги презентираат податоците за сериските броеви на напади во папка индекси, наслови, датуми и страница броеви.

За внатрешна попис спроведен резиме рекорд. Тоа е наведено во бројки и букви на бројот на документи вклучени во неа, како и на бројот на листовите формирањето на неа. Поддржува внатрешни компајлерот инвентар. Ако папка е врзан или захефтана безоблична состави листа е спроведен во внатрешноста на предниот капак.

Промени во составот на материјали треба да се рефлектираат во папката "Белешки". Посебно се однесува на отстранување, замена на хартија копии, вклучувајќи ги и дополнителните документи во папка. Во исто време се спушти препораки за закони. Доколку е потребно, може да се формираат од страна на новиот влез на листот сумирање внатрешниот инвентар, како и натписот на сведоци папка.