На барањата на архива соба. Основните правила на организации Архива

Архивата може да биде во форма на посебен структурна единица на една организација или да биде составен дел на канцеларијата на живот. Тоа зависи од обемот на постоечки документ.

Како да се организира

Креирање на архивата на секој бизнис или организација бара еден сет на конкретни мерки:

1. Вие треба да изберете соодветен простор за складирање за чување на документи и правилно да го овозможат.
2. треба да се преземат за да се создадат услови кои ги исполнуваат стандард.
3. Неопходно е да го опреми со техничка гледна точка - за купување и инсталирање на потребната опрема за архивата.
4. Складиштето е обврзана да биде организирана постапката за организирање на архивирање на сите потребни документи.
5. Тоа мора да се развиваат и одобрени од страна на регулаторната рамка на уредот.

Имплементацијата на овие мерки се грижи за безбедноста на архивски документи и нивно чување во бараниот државата.

Кој е архивар

А што се барањата се за работниците кои ќе бидат ангажирани во организацијата на архивата и натамошно чување на документи? Тие можат да бидат во комбинација позиции и нивниот голман, на пример, секретар или рецепционер?

Архивар - специјалист, чија задача е да се организира архивски активности. За безбедноста на документите што му се доверени, тој носи целосна одговорност. Неговата работа не е можно без донесување на посебни упатства или дури и (ако е потребно) стажирање во институциите на Државниот архив.

Неговите функции може да се пренесе на друг вработен кој работи со скратено работно време. Обично, одговорностите на архивар се доделени на секој работник во случај кога износот депонирани со документацијата е доволно голем. Во големи организации, екипирање посебен пост за оваа намена. Во овој случај, сепак, тоа обично се состои опис на работното место пропишување на видовите на работата доверена на архивар, како и неговите права и должности.

Главната работа - постапката

Случаи пренесуваат на организација архивата според специјално развиен графика. Неговиот цртеж мора да биде договорен со шефовите на секој од секторите, кој ќе пренесува документите и одобрени од страна на архивар. Од работни документи во архивата не само што се чуваат, но исто така повремено се користи, ќе ги утврди правилата на нивниот проблем (ако е применливо) поднесени барања во вашата организација, како и надворешните засегнати страни.

Доставување на документи да се слави во некои книги на регистрација. постојат услови, наредби, акти околу трансферот на случаи на привремено користење на трети лица процедури за процесот на регистрација (меѓу другите, кои ги вклучуваат канцеларија и судот на јавниот обвинител). Издадени документи за до еден месец од своите вработени, и до три месеци - од претставниците на партиските структури.

Основните правила на организации Архива

Дела архива, како и секоја структурна единица врз основа на посебни одредби, одобрен од страна на менаџментот. Вработените во нивната работа да се придржуваат до своите описи на работните места. Одредбите донесени од страна на компанијата, ги поставува основните правила на архивите (статусот на функционална мерка за права и одговорности и составот на потребната документација). Со своите основни задачи се:

1. Дополнување на архива на документи, составот на која во посебен дел на Правилникот е наведена.
2. Води евиденција на материјали и да ги чува на безбедно место.
3. Да се развие на расположливите документи наоѓање помош.
4. Ви овозможува да ја користат постапката се чуваат во архивска граѓа.

Ако вашата организација има документи кои можат да бидат релевантни за архивски фонд на Руската Федерација, а потоа се подготви и да ги достават за трајно складирање во состојба за багаж е еден од надворешните проблеми на структурна единица.

неговата функционалност

архива функција систематски произлегуваат од неговите задачи. Главната од нив се следниве:

1. Одржување на листи на сопствени извори на набавка, што е, организации или деловни единици.
2. Земете на нив во правилен начин на документи за чување.
3. Да ги земе предвид материјали и обезбедување на целосна безбедност.
4. Формирање и одржување на онлајн систем за помош, во врска со документите за архивски.
5. Спроведување на информативни услуги за управување и сите структурни единици на организацијата.
6. Организирање на издавање и користење на документацијата во согласност со потребите на поединци и други организации, да се разгледа и да се анализира процесот на користење.
7. Подгответе се изјави и официјални одговори на барањата на граѓаните на социјална и правна природа.
8. Спроведуваат активности за испитување на вредноста на некој документ, организира, пренос на постапката со оглед на трајно складирање во општинската или државниот архив (во случај кога организацијата е една од горенаведените извори на стекнување на архиви).
9. Провери точноста на датотеки формирање и архива во стекнување на извори - како во нивните структурни единици и други организации.
10. Да се организира работата за одржување на номенклатурата на деловниот потфат.
11. Да се обезбедат практични и методолошка помош со документација за секоја структурна поделба.
12. Учествуваат во развојот на архиви и евиденција за управување.
13. За да учествуваат во настани кои се одржуваат за целите на обуката архивари и вработените на позиции поврзани со управување со документи.

Каде да го поставите

Ајде сега да се разгледа она што е таму да се барањата на архива соба. Најважно од она што треба да се смета, - за да го поставите во секој случај не е дозволено во зградите на стариот лик згради на дрво објекти, која може да биде суров, не само главната просторија, но тавани со подруми, како и во згради, имаат печка за греење.

Ако истата структура како целина е адаптирана за чување на хартиените документи, а потоа во архива мора да значи изолирана соба.

Ако вашата организација во блиска иднина планира да формира своја архива, тука ќе имаат можност да се запознаат со условите што мора да се смета во процесот на подготовка. Значи, она што се главните барања во архива соба, чија мисија - внимателно и безбедно да ги чувате сите потребни документи?

На листата на она што е потребно за да бидат достапни

1. Архива.
2. Просторијата е наменета за прием на документи, привремено складирање и аклиматизација.
3. Во просторијата во која ќе се користи на документи.
4. Операционата сала (или соби) за вработените.

Кога просторот не е доволно ...

Во случај кога нема доволно простор на датотеката соба не дозволува можноста за киднапирање под него неколку соби посветени еден простор треба да се подели на зони одвоени со паравани. Основниот услов, кој треба да биде строго да се почитуваат во овој случај - изолирани една од друга локација за складирање на документи и да работат со нив.

А посебна соба или посебно изградени и адаптирани што се градење на чување на документи се користи како резервна копија, не е потребно да се отстранат од објекти носи ризик во однос на можноста за оган. Како пример може да се споменат се паркиралишта, гаражи и бензински пумпи. Во непосредна близина на зградата или просториите архива не смее да биде предметите што служат како извори на загадување на воздухот.

Идеално, датотеките секогаш треба да бидат сместени во посебен, назначени само за оваа зграда изградена со сите потребни правила и прописи. Но, за жал, реалноста диктира условите во него, и во повеќето организации, документи се чуваат во веќе постоечките објекти, Фердинанд и адаптирани за таа цел.

Дека правото да се зборува

Запознаат со регулаторните барања на објекти и простории на архивата. Тие се како што следува:

1. Зградата, која би требало да има иднина за складирање е потребно да се однесуваат на бројот на административни. Тоа е строго забрането да се одржи на архива каде што има угостителски услуги, храна магацини, продавници од категоријата на запаливи супстанции и агресивни, како и релевантните хемиска технологија се применува.
2. Исклучени ставајќи го во ладна соба и каде што не е во согласност со хигиенските барања. На неприфатливоста на занемареност архиви зграда споменати погоре.
3. Тоа е особено важно да се усогласат со барањата на огнот за соба во архивата. Неговата безбедност за можен пожар - еден од главните услови за безбедно чување на документација. Во јануари 2009 година, Министерството за култура на Русија издаде наредба бр.3 усвои серија на регулаторните барања утврдени во посебните правила на заштита од пожар на Владата на Руската Федерација и општинската архиви. Кога уредот на прописите за чување на документи потребни за да се почитуваат без да успее.
4. дизајн на зградата е да се обезбеди неможноста од поплави. Просторијата е потребно да се има излез за итни случаи. Во никој случај не треба да помине низ него главната цевка (вода лого или гас).

Дали е можно да поднесе пласман во подрум?

Не се препорачува поставување на архивскиот складирање во подрумот соба, горните катови или измени како што сведување простор.

Во итни ситуации може да има исклучоци од ова правило. Тие се прифатени кога подрум сува и греење, опремени со механичка вентилација, способни да се обезбеди за еден час или две трокреветни breathability. Архива за мансарда или сведување е можно само под услов на соодветна температура и влажност.

А многу важен услов за просториите архива во однос на уредот инсталации. Тој е должен да се затвори со херметички приклучоци. Жици на преносни електрична опрема се предвидени со гумени изолација. да не бидат ставени во затворени простории или заеднички складирање на подот прекинувачи.

На избрани не-бришење прашина и не-корозивни материјали како градежни материјали за завршување на архивски складишта. систем за гаснење мора да бидат опремени со помош на неутрален, безбедна за документи. Не е дозволено да се користи оган во продавница, вклучуваат греалки или место странски објекти.

да резимираме

По намалувањето на избраната област во согласност со сите горенаведените барања, во собата на архива, донесе конечна одлука за соодветноста или несоодветност за употреба. Донесе таква одлука по проверка на можните санитарните и епидемиолошките станица и Државниот пожар надзор. Архивата може да биде поставен каде е предвидено само по завршување на постапката на детален преглед.

Нејзината цел - да се разјаснат соба оган и да се одреди соодветно ниво, да изврши увид во главните структурни издржливост, да се обезбеди силата на преклопување помеѓу подови во пресметка на потенцијалниот оптоварување (опрема за архива и тежината на зачувани документи), проверите достапноста и моменталната состојба на системите за вентилација и греење.

Во ревизијата вклучени како претставници на организацијата (обично на вработените во иднина архива), и вработените на сите релевантни услуги - .. зграда, пожар, безбедност, итн Резултатите од испитувањето се одразуваат и во изработката на финалниот акт.