Писмо за управување (примерок)

писмо за управување со - документ кој е составен дел на бизнис комуникација. Најчесто тоа се пренесува преку пошта и служи за размена на информации во посебен начин.

основните концепти

Потребна е деловна кореспонденција да се справи со различни економски или производство прашања. Со негова помош бизниси и организации да се комуницира со надворешната средина: партнери, корисници или владини агенции. Обично се користи за оваа управување со писмо.

Тоа е обично се нарекува пишан документ, кој може да биде:

• одговор на претходно примените пораки или барања;
• придружниот документ водени испратени заедно со други инструменти или материјали;
• писмо иницијатива во случај кога на друг начин на комуникација не е можно.

Секоја од овие опции има свои карактеристики. Сепак, постојат заеднички правила, според кои обично се направи каква било официјално писмо. Ова е разбирливо, бидејќи тоа е деловна кореспонденција, на пример, често започнува заклучокот на мнозинството на трансакции. А добро формиран документ може да се создаде во дестинација поволен впечаток за идните потенцијални партнери.

Видови на бизнис писма

Во зависност од информациите кои ги содржи официјално писмо, тоа може да биде:

1. Покривање. Во случајот, која содржи порака дека за него постои пакет на апликации.
2. Патентните барања. Тоа е, се изразува незадоволство со одредена ситуација (на барање).
3. Насоки. одредени индикации се дадени во текстот.
4. Гаранција. Испраќачот ја потврдува исполнувањето на идните обврски утврдени во документот.
5. Информации. Писмото содржи информации кои можат да бидат од интерес на примачот.
6. Рекламирање. Информации се обезбедени за привлекување на соработка.
7. Писмо за известување. За повеќе информации во врска со јавни настани.
8. Писмо за потврда. Во него се истакнува фактот на добивање на овие или други документи или материјали.
9. Писмо на барање. Текстот содржи жалба до стимулација на примачот за акција.
10. Писмо на пораката. Таа им нуди на испраќачот конкретни информации од заеднички интерес за двете страни.

Целта на овие документи е врска помеѓу организации или институции.

Компилација на писмото на барање

Во случај на соработка, понекогаш постојат ситуации кога една од страните, за било кои причини, не ги исполнува своите обврски. Во овој случај, првиот партнер испраќа писмо до својот колега. Во него, тој обично се презентира своите предлози за отстранување на повреди на неговите законски права. Ова е официјално писмо. Еден примерок од ваков документ, можете да креирате произволно. Во овој случај, треба да се разгледа на следниве точки:

1. стил на пишување треба да биде официјален бизнис со инсталирање на партнерството.
2. Суштината на барањето е да се изрази многу јасно.
3. За време на презентацијата на информации кои се неопходни за да работат убедливо конкретни факти.

Во писмото на жалбата мора да содржи:

• Детали за испраќачот (име, враќање адреса и телефонски броеви);
• комплетни информации за дестинација;
• опис на околностите во кои имаше ситуација конфликт;
• повикување на правните норми, кои за возврат го собори од другата договорна страна;
• специфични барања да ја отстрани повредата, што укажува на времето на нивното спроведување;
• последиците кои можат да настанат ако спротивната странка да отстапи од нивното извршување.

Посебно внимание треба да се посвети на тоа како е составен писмо на услугата. Мострата мора да се развива, така што сторителот не го гледаат како закана. Таа мора да се запомни дека ова е само потсетување барајќи согласност со закон.

правила за проектирање

Посебно внимание треба да се посвети на дизајнот на писма за управување. Сепак, законот не предвидува дека сите строги правила и прописи.

И покрај ова, следниве точки треба да се смета за задолжително во подготовката на таквите документи:

1. Секое официјално писмо треба да бидат напишани на формуларот. Таа е развиена од страна на експерти во однапред на канцеларија и одобрен од страна на наредба на директорот.

2. Документот мора да содржат одредени детали:

2.1. Информации за примачот и испраќачот.

2.2. Број и датум на ова писмо. Тоа е потребно за регистрација.

2.3. Врска со слични информации за писмото-барање, ако документот не е одговор на тоа.

2.4. Наслов.

2.5. Информации за присуство на било апликации со нивните имиња и броеви.

2.6. Информации за лицето кое ја потпишува документот (позиција и името).

3. Во писмото треба да се чита само едно прашање. Имајќи повеќе го комплицира изборот на изведувач.

4. Информациите мора да бидат наведени многу кратко, но тоа е јасно. Пожелно е дека текстот не повеќе од две страници е потребно.

5. Право да наведете детали на корисникот. Ако зборуваме за организацијата, мора да се придржуваат до следниот редослед:

5.1. Име на компанија (во номинатив).

5.2. Структурна единица (ако е потребно).

5.3. Позиција дестинација (во датив).

5.4. Неговите иницијали.

5.5. На адресата на компанијата.

6. Ако има повеќе примачи, прво мора да наведете и, а потоа и сите останати.

Земајќи ги предвид сите овие фактори, на дизајнот на писма за управување, во принцип, не да биде тешко.

Редоследот на изведување

На документот е подготвен правилно, мора да се земе во предвид специфичните редоследот на информациите во него. На пример, може да се разгледа опцијата за тоа како да се напише официјално писмо на одговор. Прво треба да се запамети дека, во согласност со правилата на бонтон, потребно е да се одговори на информациите во следните неколку дена по приемот на решението. Ако зборуваме за пораката на e-mail, оптимална време е не повеќе од два часа. Во случај да се придржуваат до овие правила не е можно, тоа е подобро да се испрати порака на партнерот.

Писмото себе, всушност, ќе се состои од два дела:

1. Вовед. Испраќачот поставува темата, причина и основа на неговото пишување. Може да се однесува на прописите, кои со закон се основа за давање на одговор. Покрај тоа, треба да се обрне внимание на некои точки во врска со оваа ситуација. Тие ќе ви помогнат да се открие суштината на прашањето.
2. Резиме. Овој дел има за цел да се објасни и убедлива. Текстот треба да биде концизен, јасен и концизен и утврдени факти - докажано и цел. Доколку е потребно, тие може да се потврди од страна на вистински личности.

По еден ваков текст е обично е проследено со листа на апликации. Завршува документ потпишан од страна на испраќачот. Покрај тоа, потребно е да знаете како да се напише официјално писмо, со цел да не се навреди на примачот. Прво, повикување на пожелно е да се започне со фразата "света". Второ, можете да го користите текст вербална партицип фрази како "по внимателно разгледување вашиот предлог", или "за да темелно ги тестираат вашите коментари." Таквите почитување на бонтон само ќе имаат корист и двете страни.

постапка акција

Изработка на официјални писма е одговорност на службеници, секретари или други вработени кои се доделуваат овие должности. Се прифатени за работата што треба да се придржуваат во своите активности низа. Процесот на таков документ генерално поминува низ следниве чекори:

1. Внимателно испитување на околностите на предметот. Вие не може целосно да ја контролираат ситуацијата, со цел да се процени можните решенија.
2. Изготвување на нацрт писмо. Неопходно е да се земат предвид сите барања наведени погоре.
3. Усогласување на подготвениот текст. Понекогаш е потребно за уредување на светлина од коментарите на главата. Тој може да направи некои појаснувања или објаснување на оваа тема.
4. Одобрување на неговиот претпоставен.
5. Финализирање и потпишување на документот.
6. Регистрација букви.
7. Праќање на електронска пошта на примачот.

Само откако ќе низ сите овие фази, во писмото се постигне на примачот, ќе бидат во можност да ја исполни својата мисија.

задолжителни прописи

Да се одржи официјално писмо, мора да се има на ум дека на првата страница на нужно печатени на посебен образец. За останатите, можете да го користите редовно чисти листови А4. Тука мора да се запомни дека сферата на самиот текст има свои граници: горните и долните 2 см, лево - 3,5 см, во право - 1 см. Тоа не е потребно да се пробие на стандардна големина за да ги собере информациите на една страница. Тоа е подобро да се набљудуваат сите правила и едноставно додадете дополнителен страница.

Внесете го текстот исто така, мора да биде во согласност со правилата:

1. За да се печати, користете стандарден фонт Times New Roman. Други опции за подобро да се применуваат.

2. фонтови, исто така, регулира:

• за главниот текст - 14;
• страници усогласување, и знак на претставата - 12.

3. Поставување на детали, исто така, се врши во согласност со правилата:

• растојанието помеѓу линии - 1;
• текст усогласување е направено од страна на "ширина";
• трансфери се поставени автоматски;
• растојанието од насловот на серискиот број е 2 проред, и од него на главниот текст - 3.

Усогласеност со овие стандарди е задолжително за правилно извршување на писмата што одговара на дестинација.

локацијата детали

Со цел да се подготви стандарден бизнис писмо, што треба да се знае точно каде што треба да бидат поставени, неговите детали и компоненти. Одговорите на овие прашања содржи GOST R 6,30-2003. Тоа се опише во детали во форма на официјални писма. Всушност, тоа е примерок во која се наоѓа на тоталитетот на сите детали на документот на одреден начин. Потребно е да се:

1. За обединување на процесот на само Служба за пријавување (бизнис) букви.
2. Да биде во можност да ги унапредат централно подготви стандардни форми, намалување на потребата за вршење на работата рачно.
3. Се олесни и да се намали времето за пронаоѓање визуелните информации.
4. Проширување на капацитетите за обработка на писма со помош на компјутери и друга опрема.

Значи, за конвенционалните бизнис писмо користи 30 стандардни детали, кои се наоѓаат во единаесет задолжително области:

• лого и амблемот;
• авторот;
• првични податоци;
• header;
• одобрување;
• примачот;
• резолуција;
• текст;
• потписи и апликации;
• координација и осигурување;
• марки.

Ставањето на информации во одредени сектори им овозможува на професионалците подобро да се движите на документот, а обичните корисници го олеснува процесот на подготвување.

основните барања

Некои лидери погрешно веруваат дека деловна кореспонденција може да се врши произволно без да ги почитува сите правила и прописи. Но, експертите кои се одговорни за тоа, мора да ги знаат основните барања за официјално писмо:

1. Присуство на специјални (корпорации) форма.
2. Правилната употреба и детали поставеност.
3. Текстот треба да биде читлив и добро уредени. За да се објасни суштината на прашањето е подобро да се даде предност на едноставен заеднички предлози. Неопходно е да се зборува накратко за да секој збор врши максимум информации.
4. Во зависност од видот, документот треба соодветно да се издаде. Во писмото, исто така, може да содржи неколку аспекти. Во овој случај, на изложбата е да се обиде да ги комбинирате.
5. Правилна употреба на стандардите поставени за пишување.
6. Обидете се да се стигне до содржината на писмото не беше категоричен изрази. Примачот може да ги интерпретира фраза како закана. При дизајнирање на предлози подобро да го користат воведните зборови како што се "очигледно", "како што знаете", "можно" и "како".

Овие барања се во практика помага да се одржи за управување со документи во претпријатието.