Работното во претпријатието. Програма за управување со документи и евиденција

Работното автоматизација е мерка прибегнаа кон од страна на речиси сите модерни бизниси. Дури и малите компании работат со маса од разни документи, вклучувајќи писма, буџети, фактури, договори и сите видови на барања. Тоа е поради оваа причина дека речиси секоја модерна организација се обидува да ја користите оваа мерка како работа, што е предвидено за сметка на комплетноста и зачувување на податоци, лесен за пронаоѓање и чување на разни информации, и за ограничување на оптимизација на времето потребно за негово одобрување.

Зошто го направи тоа?

Буквално секој вработените во компанијата потроши многу време обидувајќи се да го најде вистинскиот информации и статистика елоквентно вели дека тоа трае околу половина од работното време. Како што исто така се случува, дека треба да се рекреираат одново, наместо на ре-употреба на било какви документи кои постојат "некаде". Тоа е стандард е ситуација во која на оригиналниот текст на договор е адвокат во компјутер, и списанието записи на хартии од вредност во прилог на извршување на договорите извршува во сметководствениот систем, записи и акти се содржани во финансискиот оддел во хартиена форма, и кореспонденцијата во врска со спроведување на договорот работата е во електронска вработени пошта кутии. Овој "дисперзија" на информации е крајно штетни за безбедноста, интегритетот и доследност, тоа е во такви ситуации постои вистински работното автоматизација.

Преку воведување на специјализирани информациски системи реши доминантен дел од проблемите. На пример, некои на системот на буџетирање предвидува способноста да се создаде систем на меѓусебно поврзани буџети, проследено со формирање и чување на различни верзии на овие документи, како и укажување на нивниот статус. Така, проблемот е делумно решен буџетски документ со употреба на таквите системи.

Но, не заборавајте дека тековната буџетска рамка, како и сметководство и ERP систем во огромното мнозинство на случаи се работи со структурирани информации, односно видот на податоците кои може да се создаде и да се чуваат во форма на табела. Според повеќето експерти, вкупната количина на податоци од секој модерен бизнис структурирани информации обезбедува само 20%, додека останатите вклучува е-mail, текст документи, различни извештаи за преговори и средби, слики, итн Мошне често, без спроведување на студии неструктурирани информации, едноставно не е можно да се направи нормален kontektsta проценка, која веќе е присутна структурирани. Складирање, собирање и последователните обработка на такви податоци е обезбедена од страна на употреба на овие мерки, како на работното, и управување со содржини системи за информации за компанијата.

Што е тоа?

Со помош на електронскиот систем за управување со документи обезбедува организации од било каква интеракција помеѓу вработените во една организација врз основа на поднесената документација. Повторно 1C документот се предвидува создавање на документи, можност за нив да се пресели на организацијата и ја одржува контролата над извршувањето на документите и процесите опишани со користење на нив. Така, на електронски документ обезбедува на компанијата голем број на предности, преведување на нејзината работа е всушност едно ново ниво.

Секој документ во овој електронски систем се карактеризира со цела низа на детали кои го карактеризираат уникатно (често се нарекува како што се поставува на картички). Картичката може да содржат различни информации, вклучувајќи го видот на документот, денот на формирањето и промени, авторот, како и простор за складирање и многу повеќе. Во идниот систем за управување со документи ќе обезбеди чување и пребарување на потребната документација во согласност со детали кои се утврдени во картичката.

можности

Електронски документ менаџмент обезбедува организации не само со многу предности, но тоа, исто така, отвора многу нови можности, што е исто така важно.

централизирана контрола

Без оглед на тоа колку е голема оваа или онаа претпријатие систем за управување со документи овозможува брзи промени во форма на документи, кој сообраќал на него. На пример, да се промени формата на барањето за кој било од трошоците на различните центри одговорност само да се направи одредени корекции на дефиниција доволно тоа побарување, кои веќе се зачувани во системот. После тоа, вработените кои се пополни таква апликација нема да биде во можност да се користи и документацијата со застарени форми, бидејќи апликацијата се пополнети и испратени преку системот.

Поддршка на животниот циклус документација

Секој документ кој ќе се откажат и се обработуваат во кое било претпријатие, мора да поминува низ неколку фази во собата. На пример, кога станува збор за корпоративниот буџет, тоа е потребно прво да се направи, а потоа ги одобрува и изврши во одредените времиња. После тоа, различни фактичката и планираната извршување на буџетот предмет на темелна анализа и испратени до архивата. Во 1C Документот предвидува строга контрола во текот на животниот циклус на документи, земајќи ги во предвид основните барања на корпоративна средина, како и разни правни правила и стандардите за индустријата на бизнис на компанијата.

тимска работа

Електронски документ менаџмент систем обезбедува многу повеќе од само една организација на колективната работа на документи, како и во присуство ќе бидат експерти кои се во различни канцеларии или дури и во различни градови.

Системот ги складира доволно голем број на верзии на истиот документ, во прилог на директна и промени, тие можат да annotate на податоци, што е, да додадете на нив некои коментари и забелешки, без да влијае на основните информации, која тој мора да го достави.

доверливост

Наместо важна карактеристика на овие системи е дека во истиот документ 1C да се зачлениш преку посебен дигитален потпис проследено со енкрипција. Ова го прави можно не само да се потврди автентичноста на било какви информации, но, исто така, уникатно идентификувани со авторот, како и за да се постигне најефикасен безбедност за чување на разни податоци, ако е потребно.

рутирање

Ако системот за електронско управување со документ не е на располагање, тогаш во тој случај работникот кој учествува во креирањето на одредени хартии од вредност, нужно мора да се разбере кој е најдобар за пренос на овие хартии од вредност. Електронски документ менаџмент во претпријатието за пренос на податоци автоматски вистинската личност.

Сам по себе, рутирање е бесплатно и цврсти. Слободно да ги обезбедува можност да се документира насока на апсолутно секој примачи како што е соодветно, додека крути овозможува на повеќето точни регулатива, но во посебни случаи, дејството на пре-инсталиран во документацијата за системот на сообраќајните прописи може да биде малку пауза (на пример, ако треба да се испрати нацрт-документ за преглед на некои надворешни експерти).

за контрола на пристап

Постојат неколку опции за тоа како да се направи разлика помеѓу различните сили на вработени на компанијата во однос на управување со документација. Така, напредна работното овозможува лицето да се даде целосна контрола врз податоците се ограничи можноста да се уреди, па дури и само што им овозможуваат да ја видите или annotate сите датотеки. Ова во голема мера го поедноставува работата со различни податоци, како и дека е важно - тоа станува многу побезбедно.

интеграција

Да се обезбеди максимална интегритетот на податоците, кој е составен во одредена компанија, електронски документ менаџмент во претпријатието предвидува интеграција на инсталиран систем со другите - финансискиот, индустрискиот, аналитички, и др Преку таквата интеграција е опремен со модерен систем работното доволно често го користеле како еден вид на врска помеѓу повеќе видови на софтвер.

Документи на сите системи, се логично поврзани со оваа информација, наречен контекст. Тоа може да вклучува содржината на хартија или на e-mail, факс, плаќање документи, евиденција на активностите, видео или аудио снимки, па дури и многу други информации. Во контекст на овој документ може да се додаде рачно или целосно да го автоматизирате процесот, во зависност од преференции и потреби на управување.

На пример, на модерен систем за автоматизација на работа во процесот на формирање и последователните промени во буџетите може да се користи голем број на други контекстуални информации:

• сите видови на истражување на пазарот, вклучувајќи не само сопствената, но исто така и оние кои се добиени од надворешни извори;
• Различни договори со колегите (купувачи или продавачи);
• Специјални правни и референтни документи;
• дополнителна документација, што се одразува во себе никакви ограничувања или претпоставки (како пример, стапката на инфлација, девизниот курс и други податоци);
• записници од состаноци, одржа за да разговараат за било која верзија е буџетот, и ги вклучува сите видови на работниците коментари и забелешки на учесниците во процесот (често таквите документи се испратени меѓу сите вработени преку e-mail и се чуваат одделно од буџетски информации датотеки).

Корисникот кој работи со буџет, во секое време, доколку е потребно, да ја видите било која од горенаведените документи, како модерна работното технологија му овозможува да го направите тоа без било долго пребарувања.

Што системи се користат со нас?

Еден од најпопуларните софтверски решенија кои може да се најде во руските компании може да се нарече комбинација на Microsoft Outlook алатки со Microsoft Exchange Server. Првата примена, во принцип, во собата на речиси секој компјутер, додека на Exchange Server често се зема да се користи како полноправна членка на e-mail серверот. И покрај фактот дека компаниите која веќе некое време беше воведувањето на електронски документ одржа, таквите програми се користат само како платформа за е-пошта, по некои централизирана поставки дури и овој софтвер може да се користи како сосема функционален автоматизација работното за скоро сите организации .

Во моментов, на рускиот пазар е исполнет со голем број на различни системи, со помош на која автоматизација на управување со документи и слични софтвер нуди не само земјите од Западна, но исто така и домашни програмери. Дури и Microsoft, во прилог на горенаведените програми, нуди дури и комунални услуги, како што се управување со содржини серверот или SharePoint Portal Server.

Најмоќните меѓу сите постоечки системи се смета за Documentum, но главно големи компании го користат овој процес автоматизација. Работното на некои компании на сметка на автоматски софтвер Lotus Notes пакет, но многумина го нарекуваат еден вид на "дизајнер за програмери", како што е утврдено врз основа на неговата целосна систем е доста тешко.

Која е разликата меѓу Русија и западните системи?

Ако зборуваме за главните разлики помеѓу домашните и странските претпријатија, тие се достапни во искачувањето способности. На пример, ако системот на Западен програмери можат да работат во речиси сите оперативни системи, тоа е главно домашни развиен само за секој еден од нив, и, се разбира, дека тоа е често на Windows. Западните системи се конфигурирани да се користи било DBMS. Таквите Руски системи ограничувања може сериозно да го попречат можноста за изградба на крос-платформа, интегрирани решенија.

Во однос на функционалноста, главната разлика лежи во фактот дека во dokumentoproizvodstva автоматизација на Запад и работното спроведува неколку програми кои може да се издаде под еден бренд, но целта за различни цели. На пример, Documentum нуди голем број на поединечни производи, кои се користат за целосна автоматизација и интеграција со ERP систем, поддршка дизајн и инженеринг за управување со документи, итн Доминантниот дел од софтверот развиен во Русија, во насока на решавање на одреден проблем.

Исто така вреди да се напомене е дека главната разлика е во пристапот на двете страни за тоа што е систем на работното автоматизација. Западните системи се наменети за да се обезбеди целосна автоматизација и следење поддршка преку различни бизнис процеси во рамките на организацијата, додека големо мнозинство на домашните програми за да се автоматизира само на одредени функции.

Цената на западните системи на приближно се движи од $ 400 до $ 1000 за секое работно место, не сметајќи ги трошоците за имплементација, хардвер и софтвер потребен за да се обезбеди нормална електронски документ. Често само-вовед чини околу половина од вообичаеното трошоците за лиценци, како и повеќето од програмата за автоматизација на работното спроведува разни промоции, но во некои ситуации цената на редот на големина поголема. Една од најтешките е секогаш на проектот за автоматизација на финансиска документација во врска со спроведување на вакви проекти чини околу 2-3 пати повисока од цената на лиценци.

Домашниот софтвер за продаваат на $ 200-600 по седиште, а во прилог на тоа се земе во предвид трошокот на дополнителни програми и различни опрема. На крајот, пресметката на компаративната вредност се врши на ист начин како и во западните системи.

карактеристики

Во огромното мнозинство на случаи, како приоритет насока на автоматизација се процесите поврзани со усогласување на документи, на пример, процесот на иницијална подготовка и понатамошна имплементација на буџетите. Сепак, многу тимови се сега користење на канцеларија автоматизација и работното, што е, со постапките за регистрација на појдовни и дојдовни документи.

Воведувањето на електронскиот систем не е фундаментално различно од воведувањето на било која друга автоматски системи, па затоа е неопходно да се задржиме на посебни карактеристики на овој проект.

Создавање на чување на претпријатие-класа

Вовед документ автоматизација во секој случај, предвидува одредени корпоративни складиштето во која за чување на сите документи. Логичката структура на чување, развој и натамошно спроведување на безбедносни политики, како и хиерархијата чување на документи бара максимална точност и мора да се врши во рана фаза на проектот.

Треба да се има предвид дека функцијата за складирање може да се распореди на почетокот на дизајнот, затоа, во почетната фаза е можно да се пренесат сите документи од тековните складишни локации на едно корпоративно складирање. Поради ова, корисниците можат да се запознаат со некои основни функции на системот и да се паралелизираат со неговата употреба. За да се забрза адаптацијата на вработените кон имплементираните системи, можно е преку употреба на услужни функции, како што се известување за промени во документацијата, појава на нови документи итн.

Така, автоматизација на работниот процес е потребна од страна на секое современо претпријатие кое се стреми да ја развива и подобрува својата работа.