Електронски систем за управување со документи (EDMS) дека такви карактеристики и препораки

До пред неколку години во врска со електронскиот систем за управување со документи, беше наведена како светла иднина. Денес, тие се широко се користи во приватни и јавни претпријатија. Но, што е најважно, дека побарувачката расте во СЕД. Што е електронски систем за управување со документи и како таа работи, сметаат дека на пример на сегашните руски систем.

предуслови

За подобро да се разбере како на програмата EDS, треба да се разгледа на основните концепти и цели. Се клучни фактори кои се одреди изборот на еден или друг систем.

Ако организацијата може да работи во формална контрола, потребата во документ бр. Со доаѓањето на бизнис процеси постои потреба за механизам за контрола со помош на испорачаниот документи. Ако не се вклучат во трансакции во навремено, тие ќе почнат да се изгради и да се изгуби.

Алтернативно, превозникот хартија, посебна шема чување на датотеки на серверот. Но, таа работи за долго. Со зголемување на обемот на зголемување на побарувачката за складирање на податоци и синхронизација.

Постои дилема: дали да се користи за чување на стара хартија или СЕД. Она што е важно да се добијат преку електронскиот систем? Подобрување на ефикасноста на организацијата.

економски ефект

Оперативната ефикасност може да се зголеми на два начина: намалување на трошоците или да се зголеми резултати. DMS документи може да се постигне две цели одеднаш. Што е, на воведувањето на системот и овозможува на организацијата да трошат помалку, но заработи повеќе.

намалување на трошоците се врши со намалување на трошоците за хартија, надземни време, се забрза размената на информации, промени во корпоративна култура.

Да се оцени ефикасноста на која му овозможува на програмата EDS, треба да се пресмета цената на работи на дизајн на хартиените документи. Проценето консултантски компании, таквите операции заземаат 20% од времето. Системот на руската бирократија, тоа трае и повеќе од тоа - 60% од времето. Воведувањето на СЕД ќе ги намали овие трошоци најмалку 10 пати.

канцеларија за управување и управување со документи

Овие два термина се поврзани. Документи - термин кој се однесува на формално сет на правила за работа со документи. Некои систем EDS може да се прилагоди според правилата на канцеларија, но има и такви системи врз основа на кои е веќе формиран бирократија.

Документот е единица на информации за складирање во EDS. Работното е генерирана од различни извори: други системи, апликации, e-mail, но прво и основно - од скенирани хартија. Затоа, скенери и друга опрема се составен дел на СЕД. продавници систем сите документи е нивната историја, обезбедува за организацијата на движењето, носи со себе на бизнис процеси.

Во таква основа е одлуката, со цел и цел на EDS. Преку нив, и од страна на раководството на организацијата. Секој документ се доставува со "Помош". Постави полиња за формата зависи од типот на документот. Информации за системот се чуваат во базата на податоци за секоја област на картичката.

Функциите и задачите на СЕД

програма за управување со документ има за цел да ги реши овие проблеми:

• систематизација на работа со документи.
• создавање на документи од шаблони, складирање регистрација;
• автоматизација на сметководство;
• класификација на документи.

Дозволете ни да се испита внимателно функција СЕД. управување со документи софтвер се користи за:

• креирање на карти.
• формирање на текстот на документот;
• складирање на податоци во PDF или MS Word формат;
• Контрола на кориснички права на пристап;
• создавање на правци;
• сообраќај за контрола на документи;
• испрати известувања, потсетници;
• сеча, референтни книги, класификатори;
• формирање на инструкции;
• Пребарување и потпишување на документи;
• генерирање на извештаи.

На карактеристиките на целиот систем се:

• далечинска работа со документи;
• Користете база на податоци за чување на податоци;
• истовремена работа со EDS;
• безбедност преку сертификати, бар кодови, и персоналните.

Предности и недостатоци

Транзицијата кон EDS има повеќе предности отколку недостатоци. Сепак, правилно организирани проектот може да ги уништи сите предности на автоматизација. цели имплементација EDMS треба да се постигнат. Придобивките вклучуваат:

• централизирана структура за складирање на информации;
• истиот пристап кон креирање и обработка на документи;
• користење на шаблони;
• пребарување;
• пристап ревизија.

Во недостаток е високата почетна трошоци и напорната работа на обука на корисниците.

процесите на обработка на документи

На електронски документ EDMS поминува низ неколку фази, во текот на кои документи се доделуваат на одредени својства. Обработката се врши и рачно и автоматски. Во вториот случај, во собата:

• услови на транзиција помеѓу фази;
• поделба на пат;
• обработка циклуси;
• работи под, тајмери, процедури за обработка;
• кориснички дефинирани улоги.

Видови на третмани:

• Креирајте документ.
• Уредување.
• Преименување.
• Се движат.
• Штедење.
• Индексирање.
• Бришење.

EDS на трошоците

Комплетна работа не можат да работат без лиценца сервер, целосна персонализација и обука на сите корисници. Секој од овие елементи бара голем кеш расходи. Покрај тоа, ние не треба да заборавиме за интеграцијата на EDS со други системи, бази на податоци и ажурирање на софтвер, техничка поддршка и други консултантски услуги за поддршка на трошоци.

Имплементација на СЕД

Имплементација на проектот може да потрае неколку месеци. Процесот зависи од количината на документарниот процеси и финансиски, институционални и ресурс способности. Спроведување се врши на таков алгоритам:

• создавање на работна група, за одредување на главата;
• дефинирање на цели и задачи;
• преглед на постојните процеси документација;
• развој на техничките спецификации;
• избор на EDS;
• склучување на договор за спроведување на EDS;
• развој и одобрување на регулативите за работа;
• проверете почетна пополнување на директориуми;
• прелиминарниот тест EDS;
• обука на персоналот;
• тест имплементација на EDS;
• Анализата на резултатите од работењето на тестот;
• исправување на грешки;
• целосна имплементација на СЕД.

воведувањето на грешка

Посебно внимание треба да се посвети на оние процеси кои бараат присуство на хартија документ. Главната грешка - е дуплирање на хартија документ по електронски пат. Ова го отежнува работата и предизвикува негативни ставови за автоматизација. За спроведување на двојна работа никој не плаќа. Ние треба да се изгради автоматски процеси без дуплирање. Втората грешка - неподготвеноста на персоналот. Најчесто, нови процеси се гледа со непријателство. Затоа, ние мора да се објасни на вработените зошто се воведува сед, па тие намерно отиде на процесот на обука.

технологија за чување на документи

На електронски документ EDS вклучува атрибути, врз основа на кои се пребаруваат, класификација и групирање на извештаи изградба. Понекогаш документ е создадена од дефиниција, понекогаш - со пренос на податоци од базата на податоци. Атрибути се чуваат во табели. Самата датотека е поставена во папката на складирање, информации од него - во директориумот на базата на податоци. Пристап до податоци се добиени само корисниците EDMS систем.

Што е скенирање поток?

Обработка на проток на документи, проследено со поставување на примероци во датотеката се остварува со користење скенери. Во текот на процесот на скенирање може автоматски да се создаде баркод на документот и неговата регистрација во базата на податоци, а потоа се фокусира на одреден пат.

OCR

Овој електронски систем за управување со документи DMS претвора електронска сликата на документот во формат на JPEG слики или текст формат. Таа користи специјален софтвер како самостојна апликација или интегриран ESCOM.BPM во СЕД. Што е ESCOM.BPM? Ова признание програма документи, чука со различни фонтови. Треба да се напомене дека, сепак, независни апликации имаат повеќе функции, па дури и признаваат ракописниот текст.

Енкодирањето со бар код

Оваа технологија обезбедува збир на процедури за воспоставување и примена на графички бар-код на документот. А уникатен баркод е генерирана преку серверот систем. Тој предвидува идентификација на документот, неговата брзо пребарување врз основа на дистрибуција и складирање сајтови. Кога се регистрирате документ е отпечатен на етикетата на баркод одговара на идентификатор на електронските картички. Тој е залепен на хартија за печатење на документот.

EDS

Дигитален потпис овозможува да се провери исправноста на непроменливоста на документи и податоци. Потпишувањето се направи со користење на софтвер и криптографски клучеви - сертификат. Вториот е датотека во посебен формат, кој е обновен во центарот на издавање на дозволата. За да се осигури безбедноста на информациите треба да се чуваат на потврда за паметни картички или копчето I-токен. Тие се заштитени со PIN-кодот. Доколку PIN-от се внесе повеќе пати во ред, тогаш сертификатот е блокиран автоматски.

Со полно работно пребарување на текст и атрибутот

пребарување атрибут се врши со помош на посебен облик на неколку вредности на полето на картички. На пример, на "соработниците" критериум обезбедува податоци за пребарување во полето "приемник" или "Испраќач". Системот ги споредува влезе критериумите од податоците од картичките и ги зачувува резултатот во оние картички, кои биле случајност. Пребарувањето е извршена имајќи ги во предвид точно или делумни резултати.

со полно работно пребарување на текст се врши во согласност со податоците во документот, вклучувајќи Word форми преку вградени алатки за базата на податоци, како на пример MS SQL Server, Oracle. За да бидат внесени во базата на податоци во формат на документи (doc) целосна пребарување на датотеки, маси (xls), презентации, извештаи.