Класификација документ: основните критериуми

Па тоа е лесно да се разберат голем број на документи, развиен посебни правила за подготовка и презентација, различни класификации, како и соодветните форми и методи на работа со нив.

Треба да се напомене дека класификацијата на документи е исклучително важно, бидејќи тоа им помага да ги истакнат своите специфични карактеристики и тоа го прави можно да ги користат ефикасно. Таа е една од најстарите и до крајот на отворените прашања, развојот на која започна само на крајот на 1960-тите. Поголемиот дел од документацијата дистрибуиран пристап во посебни групи порано пријавена само на одредени функции во однос на обемот или посебна наука. Само неодамна мултидимензионална класификација на документи е воспоставена, која е базирана на компонентите на информации и материјали.

Сите документи може да се подели според следниве критериуми:

1. околностите на нивното работење во просторот и времето. Да ги земе предвид регуларноста на објавување (периодични и не-периодични), времето на настанување (оригиналот, оригиналот, копирање, дупликат), местото на производство (регионални, национални или странски);

2. Информации компонента.

• обрне внимание на содржината и на ниво на агрегација на информации (примарна и секундарна документација);

• класификација на документи вклучува димензија на снимени информации за големината (формат), и бројот на страници (вкупно);

• поделба околу тоа како информација се смета (документите може да се прочита од страна на човекот или да бараат специјална техничка опрема);

• Оваа класификација на документи, исто така, вклучува исконски карактер средства со кои информации (текст и не-текст форма);

• снимање на податоци метод според да се направи разлика во ракопис, печатени, механички, магнетни, фотографски, оптички, ласер, и електронски документи.

3. Материјал компонента која вклучува одредени критериуми (како материјал на носител на информации, како и неговата форма и дизајн).

Вреди да се напомене дека дистрибуцијата на документација за одделни групи во содржината и формата овозможува поефикасно да се организира работата со неа.

Вреди да се спомне дека постои и соодветна класификација на сметководствените документи до денес, кој ги зема предвид нивната содржина, местото и начинот на изготвување, примена, и начин на употреба.

Оваа класификација на сметководствените документи вклучуваат следново поделба на видови:

• во зависност од апликацијата - административни и извршната власт, сметководство регистрација или комбинација;

• подготовка цел - основно и резиме;

• внатрешни и надворешни документи;

• од страна на употреба - за еднократна употреба и складирање;

• во зависност од содржината - монетарната, материјал и дизајн.

Мора да се каже дека оваа класификација вклучува голем број на критериуми и е исклучително широк, па секој документ се однесува на различни групи во исто време, но може да се карактеризира со специфични карактеристики и да се користи само во соодветната област.